Privacybeleid
Dit document beschrijft wat de code van deze site werkelijk doet: wat hij verzamelt, waarom, waar dat naartoe gaat en hoe lang het blijft. Niet wat aangenaam zou zijn om te schrijven.
Laatst bijgewerkt : 15 augustus 2026 · Versie 2.0
Wie uw gegevens verwerkt
ProofPilot SRL, Rue Gaston Dubois 26, 1428 Braine-l'Alleud, België — ondernemingsnummer 1010.243.518 — is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor elke vraag of elk verzoek over uw gegevens: privacy@proof-pilot.io.
ProofPilot heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Geen van de drie voorwaarden van artikel 37.1 AVG is vervuld: wij zijn geen overheidsinstantie, onze kernactiviteit bestaat niet uit grootschalige regelmatige en stelselmatige observatie, en wij verwerken geen gevoelige gegevens op grote schaal. Uw verzoeken komen dus rechtstreeks aan op het bovenstaande adres, zonder tussenpersoon.
Het principe
Drie regels. De secties hierna dienen om ze te controleren.
- Wij verzamelen niets wat wij niet nodig hebben om uw vraag te beantwoorden of de site te laten werken.
- Wij verkopen, verhuren en ruilen geen enkel gegeven. Met niemand, in geen enkele omstandigheid.
- Cookies voor statistieken en advertenties zijn optioneel: accepteer of weiger in de banner en wijzig uw keuze via de voorkeuren onderaan de pagina.
Wat wij verwerken, in detail
Zes verwerkingen. Voor elke verwerking: de gegevens, het doel, de rechtsgrond in de zin van artikel 6 AVG, en de termijn.
Contactformulier en aanvraag voor een workshop
- Gegevens
- Naam, e-mailadres, onderneming, functie, telefoon, de inhoud van uw bericht, navigatietaal, campagneparameters (utm_source, utm_medium, utm_campaign), IP-adres, user-agent (browser en besturingssysteem), tijdstempel.
- Doel
- U antwoorden, uw behoefte begrijpen, en het gesprek en daarna de offerte voorbereiden.
- Rechtsgrond
- Artikel 6.1.b AVG — precontractuele maatregelen op uw verzoek — voor de gegevens uit het formulier. Artikel 6.1.f — gerechtvaardigd belang om geautomatiseerde verzendingen en misbruik te voorkomen — voor het IP-adres en de user-agent.
- Ontvangers
- Het ProofPilot-team, en ons interne CRM (zie de rubriek “Wie uw gegevens nog meer ziet”).
- Bewaring
- 3 jaar vanaf het laatste contact. IP-adres en user-agent: 12 maanden.
Alleen uw e-mailadres en uw akkoord zijn nodig opdat wij u kunnen antwoorden. Alle andere velden zijn facultatief.
Nieuwsbrief
- Gegevens
- E-mailadres, taal, campagneparameters, IP-adres, user-agent, datum en uur van uw toestemming.
- Doel
- U ongeveer één keer per maand een becijferde automatiseringscase sturen, met het vóór en het na.
- Rechtsgrond
- Uw toestemming — artikel 6.1.a AVG, en artikel XII.13 WER, dat in België een voorafgaande, vrije en specifieke toestemming oplegt voor elke reclame per elektronische post.
- Ontvangers
- Het ProofPilot-team, en ons interne CRM.
- Bewaring
- Tot u uw toestemming intrekt. Daarna bewaren wij enkel het spoor van die intrekking, om u niet per vergissing opnieuw in te schrijven.
De uitschrijflink staat in elke zending en werkt met één klik, zonder motivering en zonder kosten.
Gratis bronnen en rekenmodule voor het rendement op investering
- Gegevens
- Professionele identiteit en e-mailadres. Voor de rekenmodule: de waarden die u invoert (personeelsbestand, volumes, kosten) en het berekende resultaat.
- Doel
- U toegang geven tot de gevraagde bron en u uw resultaat bezorgen.
- Rechtsgrond
- Artikel 6.1.b AVG — levering van de dienst die u vraagt. Het later versturen van marketingcommunicatie vereist uw afzonderlijke toestemming.
- Ontvangers
- Het ProofPilot-team, en ons interne CRM.
- Bewaring
- 3 jaar vanaf het laatste contact.
De waarden die u in de rekenmodule invoert, kunnen iets zeggen over uw activiteit. Ze dienen enkel om uw resultaat te berekenen. Ze worden niet gebruikt om u te profileren, noch om een prijs bij te sturen.
Conversationele assistent (“Pilot”)
- Gegevens
- Een willekeurige identificator die aan uw browser wordt toegekend — die geen enkele informatie over u bevat —, de taal, het pad van de pagina van waaruit u het gesprek opent, de volledige inhoud van uw berichten en van de antwoorden, het IP-adres, de user-agent en de tijdstempel.
- Doel
- Uw vragen beantwoorden op basis van onze publieke inhoud, en de kwaliteit van de antwoorden verbeteren.
- Rechtsgrond
- Uw toestemming — artikel 6.1.a AVG. De assistent start pas na uw uitdrukkelijke akkoord: zolang u hem niet hebt geactiveerd, wordt er geen enkel gegeven doorgestuurd.
- Ontvangers
- De inhoud van de gesprekken wordt doorgestuurd naar de gateway voor artificiële intelligentie van Lovable, die modellen van Google (Gemini) aanroept voor het opstellen van de antwoorden en van OpenAI (text-embedding-3-small) voor de semantische zoekfunctie. Uw IP-adres, uw user-agent en uw browseridentificator worden niet aan hen doorgegeven: die blijven in onze databank.
- Bewaring
- 12 maanden vanaf het laatste bericht van het gesprek.
Voer in deze chat geen vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen, gezondheidsgegevens of persoonsgegevens over derden in. Schrijf ons voor die onderwerpen. Op basis van deze uitwisselingen wordt geen enkele beslissing genomen met rechtsgevolgen of die u in aanmerkelijke mate treft (artikel 22 AVG).
Bescherming tegen misbruik
- Gegevens
- IP-adres en teller van het aantal aanvragen per minuut.
- Doel
- Verhinderen dat een robot onze formulieren of onze assistent overbelast.
- Rechtsgrond
- Artikel 6.1.f AVG — gerechtvaardigd belang — en artikel 32 AVG, dat ons verplicht de verwerking te beveiligen.
- Ontvangers
- Niemand buiten ProofPilot. Deze tellers worden niet geëxporteerd en niet individueel geraadpleegd.
- Bewaring
- 30 dagen, daarna automatische verwijdering.
Meting van bezoekers en gebruik
- Gegevens
- Plausible: pagina's, herkomst, land, apparaat en browser in samengevoegde vorm. PostHog, na uw toestemming: paginaweergaven, klikken, formulier- en chatstappen, prestaties en technische fouten, browserinformatie en willekeurige bezoekers- en sessie-identificatoren. Replays maskeren tekst en invoer; formulierinhoud en gesprekken worden uitgesloten van automatische vastlegging. Google Analytics 4, na toestemming: pagina’s, herkomst en campagneparameters, browserinformatie en gebeurtenissen voor contact, nieuwsbrief, boekingsklikken en het openen van de chat, zonder formulierinhoud of gesprekken. Meta Pixel, na toestemming: paginabezoeken, geslaagde contactaanvragen en boekingsklikken om advertenties te meten. Meta ontvangt de URL, verwijzer, klik- en cookie-identificatoren en browser- en verbindingsinformatie; onze integratie verstuurt geen formuliervelden of chatberichten. Opgeslagen contactaanvragen worden ook via de Conversions API vanaf de server gemeld, met dezelfde gebeurtenisidentificatie als de pixel om dubbeltelling te voorkomen.
- Doel
- Bezoekerspaden begrijpen, aanvragen meten en problemen bij het gebruik van de site herkennen.
- Rechtsgrond
- Plausible: gerechtvaardigd belang om het bereik van de site te meten. PostHog: uw toestemming, gevraagd voor activering en intrekbaar via Analyticsvoorkeuren. Google Analytics 4: dezelfde analyticstoestemming, intrekbaar via de voettekst. Meta Pixel: toestemming voor statistieken en advertenties, intrekbaar via de voorkeuren onderaan de pagina.
- Ontvangers
- Plausible Insights OÜ voor samengevoegde statistieken; PostHog Cloud, in de regio Europese Unie, voor optionele metingen en gemaskeerde replays. Google voor Google Analytics 4. Meta Platforms Ireland voor advertentiemeting.
- Bewaring
- Plausible: samengevoegde statistieken. PostHog: replays worden 30 dagen bewaard; andere gebeurtenissen volgens de projectinstellingen. Intrekking stopt nieuwe vastleggingen; neem contact op voor verwijdering van reeds ontvangen gegevens. Google Analytics 4: volgens de bewaartermijnen van de property. Meta: volgens de eigen bewaartermijnen.
Plausible werkt afzonderlijk. PostHog laadt pas na uw toestemming. Identificatoren koppelen gebeurtenissen binnen een bezoek zonder uw formuliertekst of berichten te verzenden. Beheerpagina's en gesprekken via privélinks zijn uitgesloten. U kunt uw toestemming altijd intrekken via Analyticsvoorkeuren. Google Analytics 4 is ook geblokkeerd vóór acceptatie, na intrekking en op privépagina’s.
Wat wij niet doen
- Geen verkoop, verhuur of commerciële terbeschikkingstelling van uw gegevens.
- Geen reclametrackers geactiveerd zonder uw toestemming.
- Geen profilering, en geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
- Geen bewuste verzameling van gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 AVG — afkomst, opvattingen, gezondheid, seksuele gerichtheid, biometrische gegevens.
- Deze site richt zich niet tot minderjarigen en biedt hun geen enkele dienst aan.
Wie uw gegevens nog meer ziet
Wij doen een beroep op verwerkers in de zin van artikel 28 AVG. Elk van hen is gebonden door een contract dat hun verbiedt uw gegevens voor eigen rekening te gebruiken.
Wij delen uw gegevens met geen enkele andere derde, behalve bij wettelijke verplichting of vordering van een bevoegde overheid. In dat geval brengen wij u op de hoogte, tenzij de wet ons dat verbiedt.
Doorgiften buiten de Europese Unie
Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgiften zijn omkaderd door de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) en, wanneer de dienstverlener daarvoor gecertificeerd is, door het adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023 over het EU-VS-gegevensprivacykader.
U kunt ons een kopie vragen van de waarborgen die op een bepaalde verwerking van toepassing zijn, via privacy@proof-pilot.io.
De gegevens uit uw formulieren, en die in ons CRM, blijven wél in de Europese Unie.
Hoe lang
Deze termijnen worden automatisch toegepast, niet handmatig.
Beveiliging
Versleuteling van de uitwisselingen tijdens het transport (TLS), toegangsregels op het niveau van elke rij in de databank, geen rechtstreeks schrijven naar of lezen uit de databank vanuit de browser, interfacesleutels bewaard in een kluis voor geheimen, verplichte authenticatie van de interne accounts, snelheidsbeperking op alle publieke toegangspunten.
Geen enkele maatregel maakt een systeem onschendbaar. Bij een gegevenslek dat een hoog risico voor uw rechten en vrijheden kan meebrengen, brengen wij u op de hoogte overeenkomstig artikel 34 AVG, en melden wij het binnen de 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) overeenkomstig artikel 33.
Uw rechten
De AVG geeft u de volgende rechten op uw gegevens.
- Inzage — de bevestiging krijgen dat wij uw gegevens verwerken, en er een kopie van ontvangen (artikel 15).
- Rectificatie — een onjuist of onvolledig gegeven laten corrigeren (artikel 16).
- Wissing — de verwijdering van uw gegevens vragen (artikel 17).
- Beperking — een verwerking laten bevriezen zolang een controle loopt (artikel 18).
- Overdraagbaarheid — uw gegevens terugkrijgen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat (artikel 20).
- Bezwaar — bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust (artikel 21). Voor direct marketing is het bezwaar absoluut en hoeft u geen reden op te geven.
- Intrekking van de toestemming — op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van wat daarvoor is gebeurd (artikel 7.3).
Een e-mail naar privacy@proof-pilot.io volstaat. Wij antwoorden binnen de maand (artikel 12.3 AVG) en kosteloos (artikel 12.5).
Wij vragen u pas een identiteitsbewijs wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit (artikel 12.6) — niet uit administratieve reflex.
Klacht
Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit. U kunt zich ook wenden tot de autoriteit van de lidstaat waar u woont, waar u werkt of waar de inbreuk heeft plaatsgevonden — of de zaak aan de rechter voorleggen.
- Adres
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- Telefoon
- +32 (0)2 274 48 00
- contact@apd-gba.be
Wat er in uw browser wordt opgeslagen
De site gebruikt lokale opslag voor zijn functies. Na acceptatie van analytics gebruikt PostHog ook cookies en browseropslag voor bezoekers- en sessie-identificatoren. Weigering blokkeert de site niet. Google Analytics 4 gebruikt ook cookies na uw acceptatie.
U kunt alles op elk moment wissen via de instellingen van uw browser. De site blijft werken: hij zal u gewoon opnieuw naar uw taal en naar uw akkoord voor de assistent vragen.
Pilot-chatbot
Pilot is een AI-gestuurde gespreksassistent. In overeenstemming met artikel 50 van de Europese AI-verordening wordt u geïnformeerd dat uw gesprekspartner geen mens is. Het versturen van uw eerste bericht geldt als aanvaarding van deze verwerking.
Wat wordt opgeslagen: de inhoud van de berichten, de taal van het gesprek, de pagina waar het start, uw IP-adres en uw user agent.
Waarom: uw vraag beantwoorden, de rode draad van het gesprek behouden, de kwaliteit van de antwoorden verbeteren en misbruik voorkomen (snelheidsbeperking).
Hoe lang: IP-adres en user agent 90 dagen, berichtinhoud 12 maanden, daarna verwijdering.
Waar: gesprekken worden verwerkt en bewaard in ons interne CRM, gehost in de Europese Unie. Ze worden niet doorverkocht en niet gebruikt om een publiek model te trainen.
Voer er geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van derden in. Wilt u uw gesprekken laten verwijderen, mail dan naar info@proof-pilot.io.
Uitgaande links
Sommige pagina's verwijzen naar diensten van derden — LinkedIn, onze diagnosetool AI Radar. Zodra u onze site verlaat, geldt het privacybeleid van de site van bestemming. Wij geven daarbij geen gegevens over u door, buiten wat de link zelf bevat.
Wijzigingen
Wij werken dit beleid bij wanneer onze verwerkingen veranderen. De datum bovenaan de pagina is de datum van een werkelijke wijziging: hij wordt niet automatisch gegenereerd bij elke weergave.
Elke substantiële wijziging wordt gedurende dertig dagen op deze pagina gemeld.
Schrijf ons
ProofPilot SRL — Rue Gaston Dubois 26, 1428 Braine-l'Alleud, België.