Één dossier, van de eerste sollicitatie tot de factuur
Group S wilde dat haar Workers-recruiters even vlot verder kunnen zodra een kandidaat ja zegt. We bouwden één tool waarin de wervingspijplijn op één status doorgeeft aan de contractering, met een AI-assistent in de dagelijkse handelingen zelf.
- Duur
- Minder dan 2 maanden
- Sector
- HR · ATS & VMS voor Workers
- Grootte
- Groep · België
Wat vandaag beweegt: actieve kandidaten, lopende dossiers, gemiddelde doorlooptijd.
De gevraagde documenten volgen het statuut van de kandidaat, overgenomen uit de ATS zonder hertypen.
- ATS · Applicant Tracking System
- Volgt de kandidaten van een vacature, van de eerste sollicitatie tot de aanwerving: pijplijn, fiches, teamadvies en een herbruikbare kandidatenpool.
- VMS · Vendor Management System
- Beheert wat daarna komt: documenten, contract, ondertekening, gepresteerde dagen en facturatie van freelancers en externe dienstverleners.
Group S
Group S is een van de grootste hr-dienstengroepen van België. Workers is haar wervingsmerk: de recruiters plaatsen vaste medewerkers, freelancers, studenten en flexi-krachten bij klantbedrijven.
Hoe ging het daarvoor?
Het wervingsplatform stopte precies waar het echte werk begon. Zodra een kandidaat was aangeworven, werd alles opnieuw manueel: documenten per e-mail, een contract in Word, een gescande handtekening, prestaties in Excel en een factuur met de hand, telkens met vier verschillende regimes.
Alles na het ja samenbrengen in één dossier, aan beide kanten open, recruiter en kandidaat, en het schrijfwerk laten dragen door de AI-assistent in plaats van door de recruiter.
Stap per stap.
- Stap 1
Een pijplijn die ook eerdere kandidaten onthoudt
Negen stappen, van heraanwerving tot indiensttreding, met kandidaatfiches, scores, gemotiveerd teamadvies en weigeringsredenen. Afgeronde maar herbruikbare profielen blijven in een pool, zodat een nieuwe vacature niet van nul start.
- Stap 2
Contractering in vijf stappen, volgens het contracttype
Documenten, contract, ondertekening, opvolging van de opdracht, facturatie. De gevraagde documenten volgen het regime: een freelancer hoeft geen diploma, een student geen btw-nummer. Recruiter en kandidaat werken live in hetzelfde dossier en een geweigerd document komt terug met een reden.
- Stap 3
Het contract geschreven met de AI-assistent
Vijf delen die één per één worden geschreven en dan samengevoegd: partijen, functie en voorwaarden, opdracht, specifieke clausules, Belgische wettelijke vermeldingen. Elk deel blijft leesbaar, met de hand aanpasbaar en herschrijfbaar op eenvoudige instructie, vertrekkend van de aangepaste tekst.
- Stap 4
Ondertekening, prestaties, dan de commissiefactuur
Bedrijf en kandidaat ondertekenen hetzelfde document en de opdracht start. Daarna dient de kandidaat zijn dagen in en kan hij een correctie vragen; de recruiter aanvaardt of weigert, en de commissiefactuur vertrekt enkel van de goedgekeurde dagen. In de demo is de ondertekening gesimuleerd: er gaat geen document naar een aanbieder van elektronische ondertekening.
Wat meetbaar is.
- 4Contractregimes: vast, freelance, student, flexi
- 9Stappen in de wervingspijplijn
- 5Stappen in het contracteringsdossier
- < 2 mndVan eerste scherm tot het volledige traject
Nog niet klaar om te praten?
Test eerst de AI Radar : een gratis AI-diagnose in 10 minuten, met een geprioriteerde roadmap als resultaat.
Het vervolg.
De tool is een demonstratieprototype: de weergegeven gegevens zijn gesimuleerd, er wordt niets naar het Workers-platform geschreven, en de elektronische ondertekening blijft de volgende stap, te koppelen aan de eIDAS-weg die de groep kiest. Een ontbrekend veld blijft zichtbaar leeg in plaats van met een plausibele waarde gevuld. De identificatoren van de Workers-back-office worden van dag één meegedragen, zodat de tool samenvalt met het crm en de facturatie.
Een context zoals de uwe?
Scope, planning en prijs schriftelijk binnen 5 werkdagen, vóór elke verbintenis.
Beschrijf uw vak.
Wij tonen u de tool.
30 minuten om uw behoefte te begrijpen, daarna een scope, een planning en een prijs schriftelijk binnen 5 dagen. En een prototype vóór elke verbintenis.