Un seul dossier, de la candidature à la facture
Group S voulait que ses recruteurs Workers gardent la même fluidité une fois que le candidat dit oui. Nous avons construit un outil unique où le pipeline de recrutement passe le relais à la contractualisation sur un seul statut, avec un assistant recruteur IA dans le geste quotidien plutôt qu'à côté.
- Durée
- Moins de 2 mois
- Secteur
- RH · ATS & VMS pour Workers
- Taille
- Groupe · Belgique
Ce qui bouge aujourd'hui : candidats actifs, dossiers engagés, délai moyen.
Les pièces demandées suivent le régime du candidat, reprises de l'ATS sans ressaisie.
- ATS · Applicant Tracking System
- Suit les candidats d'une offre, de la première candidature jusqu'à l'embauche : pipeline, fiches, avis d'équipe, vivier de profils réutilisables.
- VMS · Vendor Management System
- Gère ce qui vient après : pièces justificatives, contrat, signature, jours prestés et facturation des indépendants et des prestataires.
Group S
Group S est l'un des principaux groupes de services RH en Belgique. Workers est sa marque de recrutement : ses recruteurs placent des collaborateurs permanents, des freelances, des étudiants et des flexi chez les entreprises clientes.
Avant, ça se passait comment ?
La plateforme de recrutement s'arrêtait là où le travail commençait vraiment. Dès qu'un candidat était engagé, tout redevenait manuel : pièces par e-mail, contrat en Word, signature scannée, prestations dans un tableur et facture tapée à la main, avec chaque fois quatre régimes différents à tenir.
Réunir tout l'après-oui dans un seul dossier, ouvert des deux côtés, recruteur et candidat, et confier le travail de rédaction à l'assistant IA plutôt qu'au recruteur.
Étape par étape.
- Temps 1
Un pipeline qui se souvient aussi des anciens candidats
Neuf étapes, du réengagement à l'embauche, avec fiches candidat, score, avis d'équipe motivés et motifs de refus qualifiés. Les profils terminés mais réutilisables restent dans un vivier : une nouvelle offre ne repart pas de zéro.
- Temps 2
La contractualisation en cinq étapes, guidée par le type de contrat
Documents, contrat, signature, suivi de mission, facturation. Les pièces demandées suivent le régime : on ne demande pas un diplôme à un freelance, ni un numéro de TVA à un étudiant. Recruteur et candidat travaillent le même dossier en direct, et une pièce refusée revient avec son motif.
- Temps 3
Le contrat rédigé avec l'assistant IA
Cinq sections écrites une par une puis assemblées : parties, poste et conditions, périmètre, clauses spécifiques, mentions légales belges. Chaque section reste lisible, modifiable à la main et régénérable sur simple consigne, en repartant du texte édité au lieu de l'écraser.
- Temps 4
Signature, prestations, puis facture de commission
Société puis candidat signent le même document, et la mission démarre. Le candidat soumet ensuite ses jours et peut demander une correction ; le recruteur accepte ou refuse, et la facture de commission ne part que des jours validés. Dans la démonstration, la signature est simulée : aucun document n'est transmis à un prestataire de signature électronique.
Ce qui est mesurable.
- 4Régimes couverts : permanent, freelance, étudiant, flexi
- 9Étapes du pipeline de recrutement
- 5Étapes du dossier de contractualisation
- < 2 moisDu premier écran au parcours complet
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La suite.
L'outil est un prototype de démonstration : les données affichées sont simulées, rien n'est écrit vers la plateforme Workers, et la signature électronique reste l'étape suivante, à brancher sur la voie eIDAS retenue par le groupe. Un champ absent reste visiblement vide plutôt que rempli d'une valeur plausible. Les identifiants du back-office Workers sont portés dès le départ, pour que l'outil se recoupe avec le CRM et la facturation au lieu de devenir une quatrième source.
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